Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig

ICG Sverige AB, org.nr 556812-7988, Hästholmsvägen 28, 131 30 Nacka (”I Clean Green”, ”vi”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter vi behandlar om dig. Här beskriver vi hur vi gör det när du använder vår webbplats och kontaktar oss.

För AI-assistenten på webbplatsen är vi och Reledo AB, org.nr 559424-2363, Norrlandsgatan 7, 111 43 Stockholm, gemensamt personuppgiftsansvariga. Reledo driver assistenten och bestämmer hur den fungerar i hela koncernen. Vi bestämmer hur den fungerar på vår webbplats. Vi har kommit överens om att vi svarar på frågor om chatten och tar emot dina begäranden om dina rättigheter, men du kan vända dig till vilket av bolagen du vill. Kontakta oss om du vill veta mer om vår överenskommelse.

Förfrågningar via formulär, e-post och telefon

När du kontaktar oss via formuläret på webbplatsen, med e-post eller per telefon, behandlar vi dina kontaktuppgifter och det som din förfrågan gäller. Vi gör det för att kunna svara dig och ta hand om förfrågan. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att kunna svara på frågor och ge kunder och möjliga kunder information. Vi sparar uppgifterna så länge vi behöver dem för att hantera förfrågan och följa upp den. Blir det ett avtal sparar vi dem längre, så som det står under Kunder med avtal.

Kunder med avtal

När ditt företag har avtal med oss behandlar vi uppgifter om kontaktpersoner hos kunden: namn, roll, e-postadress och telefonnummer. Vi behandlar också adressen där vi utför tjänsten. Vi gör det för att kunna utföra och administrera avtalet. Den rättsliga grunden är att fullgöra avtalet med dig. Är du kontaktperson för ett företag som är kund, är grunden vårt berättigade intresse av att kunna fullgöra avtalet med företaget. Vi sparar uppgifterna under avtalet och därefter så länge vi behöver dem för att hantera reklamationer, garantier och eventuella krav. När lag kräver det sparar vi dem längre.

Fakturering och bokföring

När vi fakturerar behandlar vi faktureringsuppgifter. Vi måste bokföra och spara underlagen enligt bokföringslagen. Den rättsliga grunden är en rättslig förpliktelse. Vi sparar uppgifterna så länge bokföringslagen kräver.

Jobbansökningar

När du söker jobb hos oss via sidan Jobba hos oss eller i chatten, behandlar vi ditt CV, dina kontaktuppgifter och det du skriver till oss. Vi gör det för att kunna läsa och bedöma din ansökan. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att kunna rekrytera. Vi sparar uppgifterna så länge rekryteringen pågår och därefter så länge vi behöver dem för att besvara frågor eller hantera eventuella krav kring rekryteringen. Sedan raderar vi dem.

AI-assistenten på webbplatsen

På vår webbplats finns en AI-assistent som svarar på frågor om våra tjänster. Den svarar utifrån det som står på webbplatsen. Du chattar med ett datorprogram, inte med en person.

När du chattar sparar vi:

det du skriver och väljer i chatten, och assistentens svar
adressen till sidan där du startade chatten, och när du chattade
ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer och ditt företags namn, om du lämnar dem

Vi sparar inte din IP-adress eller uppgifter om din webbläsare tillsammans med konversationen.

Om du lämnar kontaktuppgifter och berättar vad du behöver, sparar assistenten det som en förfrågan. Förfrågan skickas med e-post till de personer hos oss som tar hand om förfrågningar. Om du vill arbeta hos oss sparas dina uppgifter i stället som en jobbansökan, som vi läser.

Personer hos oss och hos Reledo läser konversationerna för att kontrollera och förbättra svaren. Det du skriver i chatten används inte för att träna AI-modeller, varken av oss, Reledo eller Microsoft. Vi förbättrar assistenten genom att ändra dess inställningar och det innehåll på webbplatsen som den svarar utifrån.

Assistenten fattar inga beslut om dig.

Skriv inte personnummer, hälsouppgifter eller andra känsliga uppgifter i chatten.

Ändamål och rättslig grund

Vi behandlar uppgifterna från chatten för att svara på dina frågor och ta hand om din förfrågan. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att kunna svara på frågor och ge kunder och möjliga kunder information. När du ber om en offert är grunden också att vidta åtgärder som du har begärt innan ett avtal ingås.

Vi läser också konversationerna för att se att assistenten svarar rätt och för att göra den bättre. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att assistenten ger korrekta svar.

Om du i chatten säger ja till att vi skickar din förfrågan till ett annat bolag i Reledo-koncernen, är den rättsliga grunden ditt samtycke. Du kan när som helst återkalla samtycket genom att kontakta oss. Det påverkar inte det som redan har skickats. Bolaget som har fått din förfrågan är självt personuppgiftsansvarigt för den, och du kan vända dig dit om du vill att den raderas.

Mottagare

Andra bolag i Reledo-koncernen. I Clean Green ingår i Reledo-koncernen. Om du frågar efter något som ett annat bolag i koncernen gör, kan assistenten föreslå det bolaget. Säger du ja i chatten, skickar vi, med ditt samtycke, din förfrågan och konversationen till det bolaget, så att det kan kontakta dig. Utan ditt ja skickas ingenting vidare. En jobbansökan skickas aldrig vidare.

Reledo. Reledo AB, org.nr 559424-2363, driver assistenten åt koncernens bolag och är gemensamt personuppgiftsansvarig med oss för chatten, se Personuppgiftsansvarig.

Microsoft. Assistenten och uppgifterna finns i Reledo-koncernens egen miljö hos Microsoft Azure. Förfrågningar skickas från koncernens egen e-post hos Microsoft 365, och en kopia av varje förfrågan sparas i koncernens brevlåda för assistenten. Microsoft är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna enligt Reledos instruktioner.

Andra leverantörer. Vi anlitar leverantörer för IT och drift, för kommunikation via e-post och sms, och för ekonomi och lön. De är personuppgiftsbiträden och behandlar uppgifterna enligt våra instruktioner.

Myndigheter. Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter när lag kräver det.

Var uppgifterna behandlas

Uppgifterna från chatten lagras i Sverige. AI-modellen som skriver svaren kan behandla det du skriver i Microsofts datacenter i ett annat land inom EU/EES eller i Schweiz. Schweiz har enligt EU-kommissionen en adekvat skyddsnivå för personuppgifter. Assistenten behandlar inga uppgifter utanför EU/EES och Schweiz.

I Clean Green strävar efter att behandla alla personuppgifter inom EU/EES. Om en leverantör behandlar uppgifter utanför EU/EES, skyddas de av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller av ett beslut om adekvat skyddsnivå.

Hur länge

Vi sparar inte uppgifter längre än vi behöver för de ändamål som står i den här policyn. Ibland sparar vi dem längre, när lag kräver det eller när vi behöver dem i en tvist.

Vi sparar konversationer och förfrågningar från chatten så länge vi behöver dem för att hantera din förfrågan och för att kontrollera och förbättra assistenten.

Säkerhetskopior av databasen sparas en begränsad tid. En uppgift som vi har raderat kan finnas kvar i en säkerhetskopia under den tiden.

Tekniska loggar sparas en begränsad tid. De innehåller inte det du skriver i chatten.

Cookies

AI-assistenten sätter inga kakor, så kallade cookies, och sparar inget i din webbläsare. I webbläsaren finns konversationen bara kvar så länge sidan är öppen. Laddar du om sidan börjar en ny chatt.

Webbplatsen använder bara nödvändiga kakor, som behövs för att den ska fungera. Vi använder inga kakor för statistik eller marknadsföring.

Formulären på webbplatsen skyddas mot skräppost av Google reCAPTCHA. Google kan då sätta en kaka och få uppgifter om din webbläsare och ditt besök.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

få veta vilka uppgifter vi har om dig och få en kopia av dem
få felaktiga uppgifter rättade
få dina uppgifter raderade
begära att vi begränsar behandlingen
invända mot behandling som bygger på vårt berättigade intresse
återkalla ett samtycke, till exempel till att vi skickar din förfrågan till ett annat bolag i koncernen
få ut uppgifter som du själv har lämnat i ett maskinläsbart format, när behandlingen bygger på ett avtal med dig, på åtgärder inför ett avtal eller på ditt samtycke

Kontakta oss om du vill använda dina rättigheter. Du kan också klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.